L’archiviazione documentale, ti permette di massimizzare l’efficenza aziendale.
Se riconosci l’importanza di gestire le informazioni aziendali in modo efficace ed efficiente sai che l’adozione di un sistema di archiviazione documentale come KSIM: Kyocera Smart Information Manager. È la soluzione ideale per migliorare i processi.
Archiviazione documentale in poche parole
L’archiviazione documentale è il processo di organizzazione, conservazione e gestione dei documenti in modo che siano facilmente accessibili e recuperabili quando necessario. È un aspetto fondamentale per molte organizzazioni, sia pubbliche che private, poiché consente di mantenere traccia delle informazioni importanti e di rispettare le normative di conservazione dei documenti.
Ma cos’è KSIM? Cosa consente di fare?
KSIM è progettato per ottimizzare la gestione delle informazioni all’interno di un’organizzazione, consentendo un flusso di lavoro più efficiente e migliorando l’accesso e la condivisione delle informazioni aziendali. Consente di digitalizzare i documenti cartacei, organizzarli in modo strutturato e archiviarli in modo sicuro. Inoltre, offre la possibilità di cercare documenti in base a parole chiave o criteri specifici, semplificando il recupero delle informazioni desiderate.
Quali sono i vantaggi di KSIM e dell’archiviazione documentale?
Ecco quali sono alcuni dei vantaggi di KSIM e dell’archiviazione documentale.
Miglior efficienza operativa
KSIM semplifica e automatizza i processi di gestione documentale, consentendo un flusso di lavoro più efficiente. La digitalizzazione dei documenti, l’organizzazione strutturata e le potenti funzionalità di ricerca consentono di trovare rapidamente le informazioni desiderate, riducendo il tempo dedicato alla ricerca manuale dei documenti.
Miglior collaborazione
KSIM facilita la condivisione e la collaborazione tra i membri del team. Gli utenti autorizzati possono accedere ai documenti in modo rapido e sicuro da qualsiasi dispositivo o posizione, consentendo una maggiore collaborazione e un flusso di lavoro più fluido.
Maggiore sicurezza dei documenti
KSIM offre funzionalità avanzate per la sicurezza dei documenti. È possibile impostare autorizzazioni di accesso basate sui ruoli, garantendo che solo le persone autorizzate possano visualizzare, modificare o condividere i documenti sensibili. Inoltre, KSIM registra le attività degli utenti, consentendo un monitoraggio accurato e una maggiore tracciabilità.
Risparmio di spazio e riduzione dei costi
Con KSIM, è possibile eliminare la necessità di archivi fisici e ridurre lo spazio dedicato alla conservazione dei documenti cartacei. Ciò si traduce in un risparmio di spazio fisico e in una riduzione dei costi associati alla stampa, all’archiviazione e alla gestione dei documenti fisici.
Conformità normativa
KSIM aiuta le aziende a conformarsi alle normative e ai regolamenti in materia di gestione dei documenti. Consente di impostare regole di conservazione dei documenti e di mantenere un audit trail accurata, facilitando la gestione delle richieste di conformità e semplificando l’adempimento normativo.
Migliore accessibilità e mobilità
Grazie alla sua natura basata su cloud e alle applicazioni mobili, consente l’accesso ai documenti da qualsiasi dispositivo, ovunque ci si trovi. Ciò permette ai dipendenti di lavorare in modo più flessibile e di accedere alle informazioni aziendali importanti anche durante gli spostamenti.
Integrazione con altri sistemi
KSIM può integrarsi con altri sistemi aziendali, come i sistemi di gestione dei flussi di lavoro, i software di gestione dei documenti esistenti e i servizi di archiviazione cloud. Questa integrazione permette un flusso di lavoro più integrato e una maggiore automazione dei processi aziendali.
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